Buna,

In ultima perioada, am lucrat destul de mult cu graficele Gantt pentru diverse liste de actiuni din cadrul unor proiecte la care lucrez. Astazi vreau sa impartasesc cu voi un astfel de instrument pe care il consider foarte util pentru a tine sub control activitatile pe care ti le-ai planificat.

Grafic Gantt

Ce este un grafic Gantt?

Scopul principal al unui grafic Gantt este impartirea intr-o maniera organizata a unui proiect mare in mai multe actiuni specifice. De aceea, acest tip de grafic este cel mai des folosit in managementul proiectelor si arata cand trebuie sa inceapa o activitate si cat ar trebui sa dureze.

In partea stanga a graficului se gaseste lista de activitati, iar in partea de sus avem scala de timp. Fiecare activitate este reprezentata printr-o bara, iar pozitia si lungima ei arata cand incepe respectiva actiunea, durata si data de finalizare a acesteia.

categorii_grafic

Cum completezi in fisier?

Fisierul nu are nevoie de nici o setare prealabila, astfel ca poti incepe introducerea activitatilor in tabel imediat.

Cum_se_completeaza

Coloanele care trebuie completate sunt urmatoarele:

  • Descriere activitate – pe aceasta coloana notezi ce anume ti-ai propus sa faci.
  • Data inceput – aici notezi ziua din luna in care doresti sa incepi activitatea planificata.
  • Termen finalziare – aici completezi ziua din luna pana cand doresti sa finalizezi activitatea.
  • Nivel prioritate – selectezi din lista derulanta nivelul de prioritate pe care il aloci activatii. Trebuie sa tii cont ca 1 reprezinta cea mai ridicata prioritate si 5 cea mai scazuta.
  • Status - selectezi din lista derulanta statusul activatii. Eu am setat ca status starile finalizat si in lucru. Daca doresti sa adaugi si alte stari, trebuie sa le completezi pe coloana B din sheet-ul Nomenclator. Pe aceasta coloana practic vei actualiza periodic starea activitatii.

Cum este realizat acest template?

Cum altfel, decat folosind putina magie in amestecarea celor mai utile functii ale Excel-ului? Haideti sa ne uitam pe principalele componente ale fisierului si cum au fost realizate:

  • Data Validation – pentru realizarea listelor derulante de pe coloanele Nivel prioritate si Status.
  • Dynamic Named Ranges – pentru definirea nomenclatoarelor pentru listele derulante de pe coloanele Nivel prioritate si Status.
  • Conditional Formatting – pentru realizarea graficului Gantt si evidentierea zilei curente.
  • Bar Chart –  pentru realizarea graficului in care se vizulizeaza progresul in realizarea activitatilor.
  • Formule - o combinatie de mai multe formule pentru a calcula procentul de realizare a listei To Do, pentru realizarea graficului Gantt si pentru centralizarea numarul de activitati zilnice. Din plaja mare de formule Excel am folosit unele chiar simple: If, Iferror, Sum, And.

Cum functioneaza graficul Gantt?

Pentru a intelege cum functioneaza graficul Gantt vreau sa va arat cum se modifica graficul in functie de informatiile din tabel.

Scala de timp a graficului cuprinde perioada unei luni intregi, iar zilele sunt evidentiate in antetul tabelului. Am adaugat prin Conditional Formatting evidentierea in grafic a zilei curente.

data_curenta

O alta functionalitate este corelarea starii activitatii de graficul Gantt:

  • Verde – pentru activitatile finalizate.
  • Portocaliu – pentru cele care sunt in lucru.
  • Albastru – pentru cele care nu au nimic completat pe coloana Status. Am presupus ca daca o activitate nu are stare, aceasta este neinceputa.

status

Downloadeaza acest template

Te invit sa descarci fisierul de la urmatorul link: ToDoList-Gantt-priorities si sa examinezi in detaliu formulele folosite pentru a intelege mai bine cum a fost creat.

Comentarii si sugestii

Ai testat lista To Do lunara cu grafic Gantt si prioritati? Transmite-mi feedback-ul si sugestiile tale prin intermediul zonei de comentarii.

Esti familiarizat cu managementul de proiecte si listele To Do? Impartaseste cu noi sfaturi si idei pentru folosirea acestui instrument.


Print pagePDF page
Share on Facebook0Share on Google+0Email this to someone