Din ce în ce mai des este necesar să folosim date în Excel din alte sisteme informatice. Uneori, exporturile din aceste sisteme nu sunt optimizate corespunzător pentru a fi folosite în Excel.
Este posibil ca setul de date să conțină o singură celulă cu valoare iar celulele de mai jos să fie goale până la următoarea valoare.
O variantă de a rezolva situația de mai sus, ar fi să introducem manual informațiile lipsă în celulele goale. Însă, acest lucru poate fi consumator de timp și poate genera cu ușurință erori.
Power Query are integrată funcția Fill care ne permite să completăm datele cu un singur click.
Pași necesari pentru a folosi funția Fill din Power Query
Funcția Fill se poate folosi în două moduri:
În continuare, vom trece prin pașii necesari pentru a aduce setul de date de mai sus într-un format potrivit pentru analiza datelor:
Selectează orice celulă din setul de date care urmează să fie prelucrat.
Mergi apoi în tab-ul Data, și apoi din zona Get Data -> From Table/Range. Dacă baza de date nu este de tip Table se va deschide o fereastră pentru transformarea într-un table. În aceasta fereastră apasă Ok pentru a trece la următorul pas.
În acest moment se va deschide Editorul Power Query cu datele selectate mai devreme încărcate în acesta.
Selectează coloana care conține celulele goale. În exemplul nostru selectăm coloana Magazin.
În bara de sus selectează tab-ul Transform și apoi opțiunea Fill -> Fill Down.
Ca rezultat, valorile de mai sus au fost copiate în toate celulele goale de mai jos pentru întreaga coloană selectată.
După ce prelucrarea datelor este finalizată, selectează Close & Load pentru a încărca datele extrase într-un tabel Excel.
Te invit să urmărești aplicarea tuturor pașilor de mai sus în următorul video:
Un avantaj semnificativ al utilizării Power Query este faptul că poți actualiza rapid datele rezultate dacă datele inițiale se modifică.
De exemplu, dacă actualizezi setul de date cu un export nou din sistemul informatic, care conține mai multe înregistrări decât cele inițiale, nu trebuie să aplici pașii de mai sus. Pentru actualizare, selectează orice celulă din tabelul rezultat după transformarea în Power Query și apasă click dreapta și selectează opțiunea Refresh.
Dacă dorești să arunci o privire mai atentă acestui exemplu poți descărca fișierul folosind butonul de mai jos:
Concluzie
Power Query este un instrument magic pentru automatizarea activităților repetitive, ușor de utilizat care produce rezultate foarte rapid.
Pentru mine, funcția Fill este de mare ajutor și am integrat-o într-un flux de mai multe acțiuni de prelucrare a datelor, care mă ajută să transform în fiecare lună exporturile primite în formatul de care am nevoie.
Folosește zona de comentarii pentru a împărtăși experiența ta sau alte sfaturi utile legate de prelucrarea datelor în Excel folosind Power Query.
